理事会運営サポート(顧問業務)

1. 理事会運営の考え方

(1)理事会概要
管理組合の理事会は、区分所有法で設置が義務付けられている組織ではありませんが、
多くの管理組合で、理事長をはじめ理事を構成員とする組織が設置されていると思います。
理事会は、マンション標準規約において体制が定められ、各マンションの管理組合の
業務執行機関とし、総会決議に従い活動を行います。

(2)理事長とは
理事長は、管理組合を代表するものであり、区分所有法上の「管理者」に該当します。
「管理者」とは、区分所有法の規定により、建物の保存・管理を行うため選任され、
その就任を承諾したものをいいます。
そもそも共用部分等の管理を行うのは、区分所有者全員ですが、実際に全員が共同して
行うのは困難です。そこで、管理を円滑に行うためには、特定の者に特定の権限を与えて
管理を行させた方が都合がよいという趣旨で、この制度があります。

(3)副理事長とは
副理事長は、後述する多忙な理事長の業務を補佐して、組合業務の円滑な執行を行います。
もし理事長に事故があった場合、その職務を代行し、また理事長が欠けた場合はその職務を
行います。(マンション標準管理規約第39条)
(4)会計担当理事とは
多くの管理組合は管理会社に会計事務の大半を委託しているので、業務が不透明になりがちですが、本来は管理会社と協働し、年度予算案の作成などを行います。
特に、予算の面から、業務執行状況についての確認、請求書及び領収書の検収、預金通帳における出入金に対し通帳現物での定期確認などは、随時理事長と打ち合わせの上、実施することが大切です。
(5)理事とは
理事は理事会を構成し、規約の定めや総会の決議に基づいて、管理組合の業務を執行します。
理事会としては各理事の役割分担を定め、各自業務を遂行できる体制を整えることが重要です。
(6)各専門委員会とは
理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査・検討をさせることができます。(マンション標準管理規約第55条)
設置された専門委員会は、調査・検討をした結果を理事会に具申します。

以上が理事会の概要と各役職の役割です。
理事会とは「管理者」である理事長を中心に、理事長の業務を補佐するために、それぞれが役割分担をし、各自がその与えられた職務を遂行する組織であることが、おわかりいただけたと思います。
役割分担を誤ると、理事長に業務が集中することがあり、管理組合運営の効率化や継続性に支障をきたす恐れがありますので、注意が必要です。

2.理事長の業務について

理事会はもとより、管理組合の要でもある「理事長の業務」について説明したいと思います。
理事長は、管理組合業務執行における重点項目等の方針及び業務執行のスケジュール等を定め、他の理事及び管理会社等と十分協議し、良好な理事会運営による管理組合業務執行を行うことが理事長の主な業務です。

具体的には下記の業務があります。

(1)管理組合を代表し、総会及び理事会の決議に基づいて組合活動を執行すること。
(2)区分所有法第25条の「管理者」となること。
(3)通常総会において、前会計年度における管理組合の業務の執行及び収支決算案に関する
   報告をし、その承認を得ること。
(4)通常総会に毎会計年度の収支予算案を提出し、その承認を得ること。
(5)理事会及び総会を招集こと。
(6)理事会及び総会の議長になること。
(7)理事会及び総会の議事録を作成・保管し、組合員または利害関係人の書面による請求が
(8)管理組合理事長印の保管をすること。
(9)管理規約原本・会計帳簿・各種契約書類等の保管をすること。
(10)管理委託契約書等の各契約の締結をすること。
(11)請求書支払に関する決裁をすること。
(12)理事長名による受発信文書の処理及び保管をすること。
(13)管理費等滞納者に対し、法的措置の原告となること。
(14)義務違反者に対しての勧告及び指示等をすること。
(15)理事会の承認を得て、職員を採用しまたは解雇すること。
(16)その他、規約や使用細則または総会もしくは理事会の決議により、理事長の職務として
    定められた業務を遂行すること。

ご覧いただいた通り、理事長や理事会の役割は、マンション内の中核であることがご理解いただけたと思います。そして、業務は多岐にわたり、真剣に取り組もうとすると、到底仕事の片手間などでこなせるものではありません。

委託契約をしている管理会社と良好な関係を保ち、理事会が機能していればよいのですが、残念ながら、機能不全に陥っている理事会も少なくはありません。

 

少しでも機能不全状態を打破したい!と感じている理事会もしくは理事長や理事の方がいらっしゃるようであれば、マンション管理士を、理事会組織運営に投入してみてはいかがでしょうか?

管理組合の立場で理事会運営のサポートできるのは、
マンション管理士のほかはありません。

3.サポート内容

当事務所が行う
理事会運営(顧問契約)サポートの基本的な内容は下記の通りです。

1.理事会からの相談への対応
 ※理事会役員の方からのメールでのご質問は、何度でも無料です。

2.理事会、総会への出席
 ※原則月1回の定例会に出席します。懸案事項により臨時会を開催する場合については必要に応じて出席させていただきます。

3.管理会社の月次報告書の確認作業
 ※具体例
  ・予算執行状況の確認
  ・支出の妥当性の確認
  ・管理費等の収納状況の確認
  ・各種設備の点検状況確認
  ・その他懸案事項等の状況確認
  ・役員の業務内容に対する助言等
  ・議事録作成の参考としての「理事会メモ」の提出

4.管理組合の運営に必要な文書案の作成や、

5.懸案事項等についての成功例などの資料提出

6.総会議案書案の作成のサポート

7.各種契約の立会い

その他、必要に応じて、修繕委員会をはじめ各種専門委員会などに参画、出席し、各種運営のサポートいたします。

当事務所への
電話やメールでのご相談は無料です。
お気軽にお問い合わせください。
  • 行政への手続き・契約書など 【行政書士業務】Q&A
  • マンションの管理・運営など 【マンション管理士業務】Q&A
  • 賃貸不動産経営支援業務 【コンサルティング業務】Q&A

  • 行政への手続き・契約書など 【行政書士業務】
  • マンションの管理・運営など 【マンション管理士業務】
  • 賃貸不動産経営支援業務 【コンサルティング業務】