内容証明郵便

1.内容証明郵便の概要

(1)内容証明郵便とは

内容証明郵便は

  i.どんな内容の手紙を、
 ii.いつ相手に出したのか

ということを郵便局が証明してくれる郵便です。

(2)内容証明郵便の効果、

内容証明郵便の効果は「どんな内容の手紙を、いつ出したのか」という証明・証拠になるということが本来の効果です。

それに加えて、相手に対して心理的圧迫を加えるという効果もあります。

内容証明郵便を目にする機会は、普段の日常生活においてはほとんどなく、しかも書留郵便で配達されるので、いかにも重要な文章のように感じさせます。

そして、内容証明郵便は、普通の郵便と異なる格式ばった形式で書かれていることもあるため、今までの請求とは違うぞという印象を与えます。

トラブル解決の手段として頻繁に用いられますが、内容証明郵便を出しさえすれば トラブルすべてが解決するわけではないのです。

(3)内容証明郵便を利用する場面

 1.内容証明郵便にしなければならない場合

  a. 債権譲渡の通知(確定日付がある証書による通知)
  b. 契約を解除するとき
  c. 債権を放棄するとき(税務対策として)
  d. 時効を中断させるため

 2.内容証明郵便を勧めたい場合
  a. 相手の対応に誠意が感じられず、心理的圧迫を加えたい場合
  b. 相手の考えが分からず、出方を探りたい場合
  c. 後の紛争に備えて、証拠作りをしたい場合

 3.内容証明郵便を避けるべき場合
  a. 相手に誠意がみられる場合
  b. トラブル解決後も親しくしたい場合
  c. 自分に弱みがある場合
  d. 相手方が倒産しそうなとき(財産の売却や隠匿の防止として)

2.内容証明郵便の書き方

(1)使用する用紙
内容証明郵便に使用する用紙に制限はありません。市販されている内容証明郵便専用用紙に限らず、原稿用紙やメモ用紙などでもかまいません。

(2)通数
同文の書面を3通作成します。
手書きの場合、カーボン用紙を使用したり、1通書いたものをコピーでもかまいません。
パソコンを使用した場合、3通プリントアウトすれば足ります。

(3)字数の制限
書面1枚に書くことのできる文字数には制限があります。
縦書きの場合は、「1行20字以内、1枚26行以内」、
横書きの場合は、「1行20字以内、1枚26行以内」、「1行26字以内、1枚20行以内」、
「1行13字以内、1枚40行以内」などです。
制限内であれば、「1行18字、1枚20行」であっても問題はありません。

(4)使用できる文字
使用できる文字も決まっています。かな(ひらがな、カタカナ)、漢字、数字です。
英字は、氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞にだけ使えます。
記号は、かっこ、句読点、その他一般に記号として使用されるものは、内容証明郵便にも
使用できます。記号や句読点は1個1字と数えます。
数え方の例として、( )や「 」などのかっこは、それぞれ1字とし、はじめのかっこがある行の
字数とします。かっこ付きの 数字でも序列を表す記号と認められる場合には、1字と数えます。
平方メートル記号やkmなどは、2字と数えますので注意してください。

(5)書面の標題等
標題の定め方に決まりはありません。付けなくても差し支えはありません。
書面の内容にあわせて「貸金請求書」や「家賃支払催告書」などと標記してもいいですし、
単に「通知書」や「催告書」などと標記してもかまいません。
時候のあいさつに関しても、書いても書かなくても支障はありません。

(6)書き損じた場合
訂正方法は、間違えた箇所を二本線で消してから、正しい文字を書き加えるなどします。
そして欄外に『○○字削除、○○字加入』などと書き、差出人の印鑑を押して下さい。
認印でかまいません。

(7)書面が複数枚になる場合
書面が2枚以上になる時は、ホチキス等で留め、必ず繋ぎ目に差出人の印鑑で「契印」を
押して下さい。認印でかまいません。

(8)差出人と受取人の記載はどうするの?
通常は、差出人の住所・氏名と、受取人の住所・氏名を書面の冒頭か末尾に記載します。
差出人の名前の後に、印鑑を押すかどうかですが、法律上は必要ありません。
押印がなくても有効です。ただし、信用度という観点から押印すべきでしょう。
受取人が会社などの場合、代表者の氏名を記載するほうが望ましいのですが、
代表者の氏名が分からない場合には、「○○商事株式会社御中」と記載すればよいでしょう。
このような記載であっても、法律的には代表権限を有する者に対する書面として、判断される
ことになります。

(9)使用する封筒や書き方
市販されている一般の封筒を使用してください。封筒の表には受取人の住所・氏名、
裏には差出人の住所・氏名を書きます。必ず、書面に書いたものと同じ住所・氏名を
書いてください。また、封筒には、写真や資料などを同封することはできません。

(10)差出人が複数の場合
この場合、別々に内容証明郵便を出すこともできますが、連名で出せば、手間と費用は、
内容証明郵便1通分で済んでしまいます。
書き方は、書面と封筒の差出人欄を連名にすることです。
もし「契印」や「訂正印」が必要な場合には、差出人全員分の押印が必要です。

(11)受取人が複数の場合
この場合、同じ内容の内容証明郵便を別々に出すこともできますが、受取人が異なるだけで、
内容が同じ場合、一回の内容証明郵便で済ませることができます。

 a. 「同文内容証明郵便」
  受取人欄にすべての受取人を連記し、受取人の数だけ、書面と封筒を用意することに
  なります。例えば、受取人2人の場合、書面は、受取人用2通、差出人用1通、
  郵便局用1通、封筒は2通(受取人1人ずつの住所・氏名を記載)を準備します。
  費用に関しては、内容証明料金のみ半額となります。

 b. 「不完全同文内容証明郵便」
  差出人と郵便局用の書面2通に関しては、受取人欄にすべての受取人を連記しますが、
  受取人用の書面は、受取人それぞれ1人の住所・氏名だけを記載します。
  従って、受取人2人の場合、書面は、受取人それぞれ1人の住所・氏名が書かれたもの
  2通、差出人用1通、郵便局用1通、封筒は2通(受取人1人ずつの住所・氏名を記載)を
  準備します。費用に関しては、内容証明料金のみ半額となります。

3.郵便局の窓口にて

郵便局に持参するものは以下のものです。

1.内容証明郵便にする手紙文(同文のもの)  3通

2.封筒  1通
 ※封筒は、表方に相手側の氏名と住所を、裏側に差出人の住所氏名を書き
  封をしないで待ってゆきます。

3.差出人の印鑑(代理人の名前で差し出すときは、代理人の印鑑)

4.郵便料金

窓口で「内容証明郵便をお願いします。」と言って書面3通と封筒を出せば、担当者の方が対応してくれます。その際、「配達証明付きでお願いします。」と忘れずに伝えてください。 あとは、担当者の方の指示に従ってください。手続きがすべて終わると、「書留郵便受領証」が渡されます。「書留郵便受領証」は、郵便局に保管してある内容証明郵便を閲覧する場合や、差出人が控えを紛失した際に、再度証明をしてもらう場合に必要となりますので、大切に保管してください。

4.費用

1.通常郵便料金 定型25gまで 80円
2.内容証明料金 謄本1枚
※1枚増すごとに 250円加算
420円
3.書留郵便料金 420円
4.配達証明料金 差出時 300円(差出後の依頼は420円)
5.速達料金 250gまで 270円
1~5までの合計料金 1,490円

5.配達後の対応

受取人が、内容証明郵便をきちんと受け取れば、「郵便物配達証明書」が差出人のもとに
ハガキで届きます。

相手方が素直に応じてくれて問題解決に至ればよいのですが、、交渉がうまくいかないこともあります。このような場合を想定して、内容署名郵便を書く際にはあらかじめ次の手段を考えておくべきでしょう。

また、受取人不在などの理由で、差出人に返送されてくることがあります。 この場合には、内容証明郵便と同様の書面を普通郵便で送ったり、直接電話で伝えること を試みます。それでも、相手方の対応次第では専門家に相談することも必要といえます。

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